Больше информации по резюме будет доступно после регистрации
ЗарегистрироватьсяКандидат
Женщина, 40 лет, родилась 17 июля 1984
Санкт-Петербург, готова к переезду, готова к командировкам
Где ищет работу
Санкт-Петербург
Все районыРуководитель отдела документооборота
55 000 ₽ на руки
Специализации:
- Делопроизводитель, архивариус
Занятость: полная занятость, частичная занятость
График работы: удаленная работа
Опыт работы 18 лет 1 месяц
Февраль 2014 — по настоящее время
11 лет 2 месяца
ООО "Газстрой"
Санкт-Петербург
Заведующая архивом (в составе Группы управления качеством)
Создание архива технической и общепроизводственной документации с нуля:
установление порядка сдачи документации на хранение;
введение системы учета, хранения, поиска и использования документации.
Формирование и ведение архива документации:
прием вновь разрабатываемой документации;
актуализация ранее сданной документации в соответствии с полученными изменениями.
Участие во внедрении в организации СЭД:
определение:
o принципов обозначения документов;
o порядка размещения, поиска документов, их взаимосвязи друг с другом в системе;
o способов контроля действий с документами, порядка подписания, утверждения, блокировки (невозможность редактирования) и снятия блокировки (для внесения изменений), перевода в архив.
установление правил работы с документами.
Участие в разработке внутренней нормативной документации (ВНД): стандартов организации, правил, инструкций, положений на основе национальных и межгосударственных стандартов.
Участие в совещаниях руководителей и групп проектов по вопросам оформления и сдачи документации в архив.
Взаимодействие с руководством компании (Генеральный директор, Технический директор) по вопросам организации архива, СЭД, СМК.
Консультирование сотрудников по текущим вопросам, связанным с СЭД, внесением изменений в подлинники, сдаче документации в архив.
установление порядка сдачи документации на хранение;
введение системы учета, хранения, поиска и использования документации.
Формирование и ведение архива документации:
прием вновь разрабатываемой документации;
актуализация ранее сданной документации в соответствии с полученными изменениями.
Участие во внедрении в организации СЭД:
определение:
o принципов обозначения документов;
o порядка размещения, поиска документов, их взаимосвязи друг с другом в системе;
o способов контроля действий с документами, порядка подписания, утверждения, блокировки (невозможность редактирования) и снятия блокировки (для внесения изменений), перевода в архив.
установление правил работы с документами.
Участие в разработке внутренней нормативной документации (ВНД): стандартов организации, правил, инструкций, положений на основе национальных и межгосударственных стандартов.
Участие в совещаниях руководителей и групп проектов по вопросам оформления и сдачи документации в архив.
Взаимодействие с руководством компании (Генеральный директор, Технический директор) по вопросам организации архива, СЭД, СМК.
Консультирование сотрудников по текущим вопросам, связанным с СЭД, внесением изменений в подлинники, сдаче документации в архив.
Октябрь 2012 — Февраль 2014
1 год 5 месяцев
ООО "ЛЕННИИХИММАШ"
Санкт-Петербург
Специалист технического архива (в составе Отдела комплексной стандартизации, управлением промышленной безопасностью и качеством работ)
Осуществление функций заведующей архивом (в период нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком, в подчинении два архивариуса):
Более 10 000 учетных единиц проектной документации, 35 000 единиц конструкторской документации (в том числе документация Архивного фонда РФ, находящейся на временном хранении), около 5000 единиц документации субподрядных организаций)
формирование и ведение технического архива организации;
обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов;
контроль состояния документов, своевременности их восстановления;
организация рабочего процесса и контроль выполнения сотрудниками архива своих обязанностей;
взаимодействие с подразделениями: консультирование о порядке формирования, подготовки и сдачи документации в архив;
взаимодействие с Государственным архивом НТД по вопросам передачи на хранение документов организации, являющихся Архивным фондом РФ;
разработка документов системы менеджмента качества (СМК), регламентирующих работу технического архива: Положения об экспертной комиссии, Инструкции по приему документации в архив (для сотрудников архива), СТО об архивном фонде документации;
участие в разработке документов СМК: Политики в области качества, Целей в области качества, Руководства по качеству, Журнала (альбома) процессов, стандарта по оформлению документации и других стандартов организации.
Прием документации: проверка комплектности, наличия подписей, правильности оформления титульных листов, написания наименований и обозначений документов, регистрация: присвоение инвентарного номера в журнале регистрации, оформление карточек учета для «бумажной» картотеки, а также в системе DIRECTUM (архив электронных копий).
Подготовка документации к отправке: передача документов на сканирование в копи-центр, обработка pdf-копий и выгрузка электронной версии в DIRECTUM, запись на диск электронных копий документов, распределение бумажных копий по коробам, формирование накладных и сопроводительных писем.
Комплектование электронного архива: перевод в электронный архив документации по действующий договорам и «старой» (на кальках) документации.
Участие в выявлении «сбоев» системы электронного хранения сканированных копий: составление отчетов о документах «потерянных» системой с целью их восстановления, усовершенствование учетной и отчетной систем.
Более 10 000 учетных единиц проектной документации, 35 000 единиц конструкторской документации (в том числе документация Архивного фонда РФ, находящейся на временном хранении), около 5000 единиц документации субподрядных организаций)
формирование и ведение технического архива организации;
обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов;
контроль состояния документов, своевременности их восстановления;
организация рабочего процесса и контроль выполнения сотрудниками архива своих обязанностей;
взаимодействие с подразделениями: консультирование о порядке формирования, подготовки и сдачи документации в архив;
взаимодействие с Государственным архивом НТД по вопросам передачи на хранение документов организации, являющихся Архивным фондом РФ;
разработка документов системы менеджмента качества (СМК), регламентирующих работу технического архива: Положения об экспертной комиссии, Инструкции по приему документации в архив (для сотрудников архива), СТО об архивном фонде документации;
участие в разработке документов СМК: Политики в области качества, Целей в области качества, Руководства по качеству, Журнала (альбома) процессов, стандарта по оформлению документации и других стандартов организации.
Прием документации: проверка комплектности, наличия подписей, правильности оформления титульных листов, написания наименований и обозначений документов, регистрация: присвоение инвентарного номера в журнале регистрации, оформление карточек учета для «бумажной» картотеки, а также в системе DIRECTUM (архив электронных копий).
Подготовка документации к отправке: передача документов на сканирование в копи-центр, обработка pdf-копий и выгрузка электронной версии в DIRECTUM, запись на диск электронных копий документов, распределение бумажных копий по коробам, формирование накладных и сопроводительных писем.
Комплектование электронного архива: перевод в электронный архив документации по действующий договорам и «старой» (на кальках) документации.
Участие в выявлении «сбоев» системы электронного хранения сканированных копий: составление отчетов о документах «потерянных» системой с целью их восстановления, усовершенствование учетной и отчетной систем.
Март 2006 — Сентябрь 2011
5 лет 7 месяцев
Несколько компаний
Санкт-Петербург
Секретарь, секретарь-админимтратор
За исключением вышеуказанного опыта, есть двухлетний стаж работы (в течение указанного интервала) на должности секретаря, секретаря-администратора с практикой организации делопроизводства с нуля. Основные функции:
составление номенклатуры дел;
создание шаблонов исходящих писем, служебных записок, заявлений, приказов, журналов регистрации входящей/исходящей документации;
регистрация входящей/исходящей документации;
прием и распределение звонков;
организация отправки/получения корреспонденции;
подготовка документации для руководства и руководителей подразделений: распечатывание/копирование, подписание, сканирование, запись на диск и т.п.;
обеспечение офиса продуктами питания (кофе, чай, сахар, вода и т.п.), канцелярией и товарами хозяйственного назначения.
составление номенклатуры дел;
создание шаблонов исходящих писем, служебных записок, заявлений, приказов, журналов регистрации входящей/исходящей документации;
регистрация входящей/исходящей документации;
прием и распределение звонков;
организация отправки/получения корреспонденции;
подготовка документации для руководства и руководителей подразделений: распечатывание/копирование, подписание, сканирование, запись на диск и т.п.;
обеспечение офиса продуктами питания (кофе, чай, сахар, вода и т.п.), канцелярией и товарами хозяйственного назначения.
Октябрь 2010 — Март 2011
6 месяцев
ЗАО «Институт «СевЗапЭнергоМонтажПроект»
Санкт-Петербург
Инженер производственного отдела (после перевода из Тех. отдела)
Мониторинг проектов отдела технологии монтажа:
наличия исходной документации для разработки чертежей;
сроков разработки (планируемых), времени разработки (реального);
объема выполненных работ за периоды: день, неделю, месяц, квартал;
этапов согласования документации в рамках компании и на объектах: где находится документ, кем подписан/не подписан.
Информирование главного инженера о стадии движения документа.
Контроль отправки документации.
наличия исходной документации для разработки чертежей;
сроков разработки (планируемых), времени разработки (реального);
объема выполненных работ за периоды: день, неделю, месяц, квартал;
этапов согласования документации в рамках компании и на объектах: где находится документ, кем подписан/не подписан.
Информирование главного инженера о стадии движения документа.
Контроль отправки документации.
Май 2010 — Октябрь 2010
6 месяцев
ЗАО «Институт «СевЗапЭнергоМонтажПроект»
Санкт-Петербург
Специалист по документации, Технический отдел (до перевода в ПО)
Прием документации в технический архив.
Сканирование, формирование архива отсканированных документов.
Подготовка документации к отправке заказчику: копирование, складывание листов согласно ГОСТ, формирование в том согласно ведомости, брошюрование, распределение по коробам, вызов курьерской службы.
Подготовка документов для участия в тендерах (заявки, учредительные документы, бухгалтерские справки, отчеты, выписки, проектная документация).
Сканирование, формирование архива отсканированных документов.
Подготовка документации к отправке заказчику: копирование, складывание листов согласно ГОСТ, формирование в том согласно ведомости, брошюрование, распределение по коробам, вызов курьерской службы.
Подготовка документов для участия в тендерах (заявки, учредительные документы, бухгалтерские справки, отчеты, выписки, проектная документация).
Навыки
Уровни владения навыками
Опыт вождения
Имеется собственный автомобиль
Права категории BОбо мне
Личностные характеристики:
• Аналитический склад ума
• Умение:
систематизировать информацию
быстро входить в курс дела
выстраивать приоритеты при выполнении работ
делать выбор и принимать решение
ставить задачи
организовать работу подразделения: и на местах (самостоятельно), и в команде
• Целеустремленность
• Ответственность
• Доброжелательность
• Тактичность
Профессиональные навыки, умения, компетенции:
• Знание стандартов и процессов по учету, хранению, изменению, обращению
организационно-распорядительной и технической документации.
• Знание делопроизводства и кадрового делопроизводства.
• Опыт постановки делопроизводства с нуля, создания с нуля функционирующего архива организации.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Свободное владение ПК (опытный пользователь):
Microsoft Office: Internet, Outlook, Bad, Excel, Word и др.;
Adobe Illustrator, Adobe Acrobat Pro;
1С: Торговля и склад, Предприятие, Бухгалтерия (7.7, 8.0);
Системы управления документами: DIRECTUM, ЛОЦМАН:ПГС.
Нормативные базы: ГАРАНТ, NormaCS
Хобби, спорт:
Изготовление витражей в технике тиффани (стекло)
• Аналитический склад ума
• Умение:
систематизировать информацию
быстро входить в курс дела
выстраивать приоритеты при выполнении работ
делать выбор и принимать решение
ставить задачи
организовать работу подразделения: и на местах (самостоятельно), и в команде
• Целеустремленность
• Ответственность
• Доброжелательность
• Тактичность
Профессиональные навыки, умения, компетенции:
• Знание стандартов и процессов по учету, хранению, изменению, обращению
организационно-распорядительной и технической документации.
• Знание делопроизводства и кадрового делопроизводства.
• Опыт постановки делопроизводства с нуля, создания с нуля функционирующего архива организации.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Свободное владение ПК (опытный пользователь):
Microsoft Office: Internet, Outlook, Bad, Excel, Word и др.;
Adobe Illustrator, Adobe Acrobat Pro;
1С: Торговля и склад, Предприятие, Бухгалтерия (7.7, 8.0);
Системы управления документами: DIRECTUM, ЛОЦМАН:ПГС.
Нормативные базы: ГАРАНТ, NormaCS
Хобби, спорт:
Изготовление витражей в технике тиффани (стекло)
Высшее образование
2009
РГПУ им. А.И. Герцена
Филологический, Русский язык и русская литература
2005
Ивановский Государственный университет (перевод в РГПУ им. А.И. Герцена)
Филологический, Теле-/радио журналистика
Знание языков
Повышение квалификации, курсы
2009
Дизайн
не указана
Гражданство, время в пути до работы
Гражданство: Россия
Разрешение на работу: Россия
Желательное время в пути до работы: Не имеет значения